เหมาะสำหรับพนักงานธุรการ และเลขานุการ

หลักการและเหตุผล
ตำแหน่งงานธุรการ ถือว่าเป็นตำแหน่งที่สำคัญภายในองค์กร และมีความต้องการมากในทุกๆ องค์กร งานธุรการเป็นงานเบื้องหลัง มีหน้าที่ในการรับผิดชอบค่อนข้างกว้าง ทำแทบจะทุกอย่างในองค์กร บางคนถึงกับเรียกว่า “ทำตั้งแต่สากกะเบือยันเรือรบ” งานธุรการเป็นงานประเภทที่เรียกว่าเป็นฝ่ายสนับสนุน (Supporting) คือจะคอยเข้าไปประสานงาน หรือช่วยเหลือในแผนกหรือฝ่ายอื่นๆ ซึ่งโดยรวมแล้ว งานธุรการจะเป็นงานที่เกี่ยวข้องกับการดูแลด้านเอกสารต่างๆ และการติดต่อประสานงานต่างๆกับทั้งภายในองค์กรและภายนอกองค์กร ตลอดจนการจัดเก็บและค้นหาเอกสารต่างๆ รวมทั้งการจัดเตรียมการประชุม เป็นต้น จึงจำเป็นต้องใช้ความอดทนและทำงานในสภาวะความกดดันได้ดี เพราะบางครั้งอาจเจอกับบุคคลที่ยากต่อการควบคุม หรือบุคคลที่สร้างความยุ่งยากให้แก่การทำงาน จึงต้องอาศัยความอดทนและความรักในงานทางด้านนี้เป็นหลัก

ดังนั้นเพื่อให้การทำงานด้านธุรการประสบความสำเร็จ และมีความก้าวหน้าในหน้าที่การงาน ผู้ที่ทำงานด้านธุรการจึงจำเป็นต้องเรียนรู้กลยุทธ์ต่างๆ และพัฒนาความรู้ความสามารถในการบริหารงานธุรการแบบรอบด้าน ไม่ว่าจะเป็นการจัดการงานเอกสาร การประสานงานหรือการให้บริการต่างๆ แก่ทั้งลูกค้าภายใน และลูกค้าภายนอกองค์กร ภายใต้ข้อจำกัดด้านทรัพยากร อุปกรณ์ เครื่องไม้เครื่องมือที่มีอยู่อย่างจำกัด ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเกิดประโยชน์สูงสุด

วัตถุประสงค์การอบรม
1. เพื่อทราบถึงหัวใจ และความสำคัญของงานธุรการ และตระหนักถึงผลกระทบต่อองค์กรในการแข่งขันทางธุรกิจ
2. เพื่อให้ทราบกลยุทธ์ของการบริหารงานธุรการที่ทำให้ประสบความสำเร็จ
3. เพื่อได้เรียนรู้และฝึกฝนทักษะการตัดสินใจและแก้ไขปัญหาอย่างมีประสิทธิภาพ
4. เพื่อให้มีความรู้ความเข้าใจ ในเรื่องการบริหารเวลา และวางแผนการทำงาน ในงานธุรการอย่างมีประสิทธิภาพ
5. เพื่อให้เข้าใจกระบวนการคิดอย่างเป็นระบบ สามารถเชื่อมโยงใช้ในการบริหารเวลาและวางแผนการทำงานอย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ
6. เพื่อให้มีทักษะในการบริหารจัดการระบบเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยปรับประยุกต์ให้เข้ากับยุคใหม่
7. เพื่อนำความรู้ไปปรับประยุกต์ใช้ สู่การเป็นธุรการมืออาชีพ ที่องค์กรต้องการ

หัวข้อการอบรม
1. เตรียมพร้อม พนักงานธุรการ “Admin” มือโปร ที่องค์กรต้องการ
• ความสำคัญของพนักงานธุรการ “Admin” ส่งผลต่อตนเองและธุรกิจ
• บุคลิกภาพพื้นฐานสำหรับพนักงานธุรการ “Admin”
• คุณลักษณะประจำตัวพิเศษสำหรับพนักงานธุรการ “Admin”
• การคิดนอกกรอบกับการบริหารงานธุรการ
• การบริหารงานธุรการเชิงรุก
2. สร้างระบบความคิดให้ถูกต้อง เกี่ยวกับการบริหารเวลา และวางแผนการทำงานสำหรับพนักงานธุรการ
• วิธีการคิดอย่างเป็นระบบ (Systems Thinking) การดูแนวโน้มเหตุการณ์ที่จะเกิดซ้ำ
• ความเป็นเหตุและผล (Causal loop) ระบบความคิดเพื่อการบริหารเวลาและวางแผนการทำงาน
3. การบริหารเวลา งานธุรการอย่างมีประสิทธิภาพ
• การจัดการเวลากับชีวิตส่วนตัว และชีวิตการทำงาน
• การจัดการกับอุปสรรคในการบริหารเวลา
• เทคนิควิธีการรับมือเมื่อต้องทำงานหลากหลายให้สำเร็จในเวลาใกล้กัน
4. การวางแผนการทำงาน งานธุรการอย่างมีประสิทธิภาพ
• กระบวนการและวิธีการวางแผนการทำงาน
• การจัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนของงาน
• การจัดการงานให้เป็นระบบ
5. เทคนิคการบริหารจัดการระบบเอกสารสำหรับงานธุรการให้มีประสิทธิภาพ ยุคใหม่ 
• ระบบการจัดการเอกสารที่เป็นมาตรฐานและเป็นไปในแนวทางเดียวกัน
• เทคนิคการคัดแยกเอกสาร การจัดลำดับความสำคัญ ของเอกสาร
• สร้างระบบการไหลเวียนของเอกสาร เป็นไปด้วยความสะดวก รวดเร็ว และทราบสถานะเอกสารในทุกกระบวนการ
• การนำความรู้ด้านเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้สำหรับระบบเอกสารต่างๆ

รายละเอียดและเทคนิคที่อาจารย์ใช้ในการดำเนินการฝึกอบรม

• การบรรยาย 40 %
• เกมส์ / กิจกรรมกลุ่ม / ฝึกปฏิบัติ Workshop และการนำเสนอผลงานกลุ่ม 60%

ผู้ประสานงานหลักสูตร
อ.นัน
084-4344-971, 061-651-6149
thematrixtraining@gmail.com